15 نموذج محضر اجتماع جاهز قصير WORD و DOC و PDF

إن كنت تعمل في المجال اللوجيستي أو السكرتارية لابد أن تعرف كيفية كتابة محضر اجتماع رسمي مجلس ادارة مكتوب جاهز WORD وPDF، حيث ستحتاجه كثيرا في مسيرة عملك لذلك هذا المقال يهمك حيث سنشرح لك كيفية إعداده باللغتين العربية والإنجليزية وطرق كتابته الصحيحة كما سنقدم لك مجموعة نماذج جاهزة لتساعد في العمل.

كيفية كتابة محضر اجتماع

يجب أن تتجنب الوقوع في الأخطاء الخاصة بهذا الموضوع ومنها التركيز على البدء في كتابة المحضر فور الانتهاء من الاجتماع وهذا سيقودك إلى نسيان مجموعة معلومات ولن تتذكرها، ولكي لا تقع في الأخطاء عليك متابعة الخطوات التالية الخاصة بمحضر الاجتماع:

  • تدوين المعلومات الأساسية: من اللازم التركيز في حضور الاجتماع وتقوم بكتابة كل التفاصيل الرئيسية التي يدور حولها الاجتماع، وذلك لكي تضمن حضور الموضوعات ووجود مرجع تعود إليه عند كتابتك للمحضر، ودون أيضا أسماء من حضر واستفسر عن أسباب غياب من لم يحضر وما ترتب على ذلك كما أنه عليك تدوين المحاور التي وردت جميعها.
  • يجب استخدام لغة سهلة وسلسة: ليس من الضروري أن تدونه بلغة فصيحة مثل البيان أو المقال وكلمات معقدة بل أن إجادة كتابته يجب أن يكون لغته سهلة مفهومة وعليك مراعاة ذلك، كما يجب أن تراعي أنه سيتم إرساله إلى أطراف كثيرة فلذلك تحري المفاهيم والمصطلحات حتى لا يشعر أحد بعدم الفهم.
  • عمل أجندة: حيث جميع الاجتماعات الناجحة لها أجندة خاصة بها يتم تحديد ما سيتم مناقشته داخل الاجتماع بشكل دقيق، عليك تسجيل أجندة الاجتماع ولكن عليك أن تلحق في النهاية الأمور التي نُقشت بالفعل من الأجندة وما لم يُناقش بعد وما الذي تم طرحة للمناقشة بعيداً عن الأمور التي دُونت في الأجندة.
  • كتابة خطة التنفيذ: في حالة القدرة على الاعتماد على السجل كأحد الوسائل التنفيذية التي بها جميع تفاصيل المهام والأشخاص المسؤولين عنها وليست مجرد تدوين وتصبح مرجع، يمكننا الاعتماد عليه في المتابعة يكون ذَا قيمة فعالة وكبيرة.
  • الانتباه بشكل جيد إلى التفاصيل: نجاح كتابته يكون معتمد على حسن الانتباه والتركيز في جميع التفاصيل التي يتناولها المحضر، يجب ألا تترك الأمور الموجودة بين السطور، إذا كان هناك أي تفاصيل ترعى انتباهك فعليك تسجيلها فربما تدرك أهمية المعلومة في وقت لاحق وليس في وقتها، عليك استخدام مهارات الاستماع والملاحظة والمراقبة حتى يكون تحصيل المعلومات جيد.
  • التركيز في معلومات المحضر فقط: حيث يجب أن توجه تركيزك على أهم وسيلة لتوثيق الاجتماع وفي حالة وجود وثيقة أخري عليك تسجيلها وعند انتهاء خدمتها تحذفها حتى لا يتسبب وجودها في خلط بين المهام وبين الناس بسبب الفهم الخاطئ.

نموذج محضر اجتماع جاهز

محضر اجتماع
محضر اجتماع

لأهمية هذه الوثيقة جمعنا لكم عدد كبير من المحاضر الجاهزة لاستخدامها مباشرة وتحميلها أيضا:

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى